프로젝트 관리의 황금 규칙 - 인형

근무 시간 내내 검토 할 수 있도록 사무실 벽에 고정하십시오.

롤업

롤링 웨이브 계획은 프로젝트 관리를 단순화하는 훌륭한 방법입니다. 합리적으로 볼 수있는 것보다 더 이상 미래를 계획하지 마십시오. 프로젝트가 처음 승인되면 마일스톤 날짜 만 있습니다. 프로젝트에 대해 더 많이 이해하기 시작하면 각 단계에서 프로젝트 수명주기와 주요 산출물을 생성 할 수 있습니다.

단계적으로 프로젝트를 빌드하십시오. 초기 단계부터 시작하여 자세한 작업, 순서, 리소스 및 기간을 채 웁니다. 후기 단계를 높은 수준으로 유지하십시오. 그런 식으로 프로젝트 초기에 예상 할 수없는 이후 작업을 다시 할 수 있습니다. 또한 이후 작업의 기준을 조작 할 필요가 줄어 듭니다. 향후 작업이 너무 길면 시간 요구 사항이 처음에 설정 한 리소스와 일치하지 않습니다.

게임 초기에 먼 미래의 작업에 대해 자세히 조사하지 마십시오. 프로젝트는 다음과 같은 프로그램 기능을 사용할 때 롤링 웨이브 계획을 도와줍니다.

네트워크 다이어그램보기: 프로젝트 단계를 시각적으로 시각화 할 수 있습니다.
일정: 이력서, 높은 수준
작업 확장 및 축소: 프로젝트 단계를 숨기거나 표시 할 수 있습니다.

오리를 나란히 놓으십시오.

프로젝트를 만들기 전에 숙제를하십시오. Project와 함께 작업하기 위해 컴퓨터에 앉아있을 때 필요한 모든 정보가 없으면 효율적으로 작업하는 것이 아니라 정보를 찾기 위해 계속해서 중단, 중간 계획 및 도망 치게됩니다.

기본 기대 사항에 대한 현실성 확인:

시간이 지남에 따라 비슷한 프로젝트를 관리 한 경험을 토대로 결과물, 예산, 예산 등을 결정합니다. 프로젝트 일정을 수립하기 전에 다음 프로젝트 정보를 고려하십시오. 예비 일정은 이유가 있습니다. 시작부터 비현실적인 프로젝트를 피하기 위해 범위와 예산의 변경 사항을 논의할지 여부를 결정하십시오.
자원 정보: 자원이 사람인 경우 자원의 전체 이름, 연락처 정보, 기술, 비용, 일정, 타이밍 충돌, 관리자 이름 및 관리자 연락처 정보를 기록하십시오.장비 또는 시설의 경우 가용성 및 비용을 확인하십시오.
팀 구성: 한 팀원이 다른 사람의 진행 상황을 기록하는지 또는 모든 자원이 자체 추적을 수행하는지 결정합니다. 변경 후 일정을 누가 업데이트하는지, 누가 어떤 보고서를 받았으며 누가 온라인으로 마스터 일정에 액세스 할 수 있는지 결정합니다.
경영진의 기대: 경영진이 정기적으로 예정된 기본 보고서 또는 다른 유형의 보고서를 대신 볼 것으로 기대하는지 질문하십시오. 프로젝트 기획에서 다양한 방법으로 예산 승인을 얻는 방법과 누구에게 물어보고 기업 간 이해 관계에 여러 출처로부터의 보고서 또는 승인이 필요한지 물어보십시오.
회사 정책: 이 문서는 근무 시간 및 초과 근무 정책, 휴가 일정, 간접비 또는 프로젝트 인상 비용, 고객 및 공급 업체와의 정보 공유 등을 기술 할 수 있습니다.

이 목록의 문제점을 숙고하고 나면 앉아서 프로젝트 프로젝트에 정보를 입력 할 준비가 된 것입니다. (여기에 에코가 들리는가?)

예기치 못한 상황이 예상됩니다.

그가 밖에 있다는 것을 알았습니까? 머피와 그의 잘못 법률은 잘못 될 수있는 일이 잘못 될 것이라고 규정합니다. 대부분의 프로젝트, 특히 길고 복잡한 프로젝트는 정시에 또는 예산으로 완료되지 않습니다. 프로젝트 관리자로서의 당신의 임무는 가능한 한 정확하게 계획 한 다음 누군가가 렌치를 작업에 던질 때마다 신중한 조정을하는 것입니다. Project에서는이를 수행 할 수있는 많은 도구를 제공합니다. 그러나 Project의 모든 자동화 된 기능을 넘어서 단순히 계획을 세워 변경을 예측할 수 있습니다. 임계 경로는 프로젝트 기간을 결정합니다. 모든 현명한 프로젝트 관리자는 우연한 예비 시간과 자금을 자신의 프로젝트에 구축합니다. 프로젝트가 1 주일 늦게 끝나고 5 천 달러가 예산을 초과 할 때 프로젝트 관리자 만이

네 주가 지나면 우연한 예비없이 원래 계획보다 비싼 25,000 달러라는 것을 압니다. 예기치 않은 사건을 설명하기 위해 주요 결과물 또는 단계의 끝 이전에 우발 사고 보전을 추가하십시오. 비상 사태 작업을 추가하고 Murphy에 자원을 할당 할 수도 있습니다.

작업 또는 물적 자원이 아닌 비용 자원 유형을 사용하여 일정 금액의 우발적 준비금을 작업 또는 단계에 추가합니다.

내일까지 연기하지 마십시오 …

프로젝트 관리 소프트웨어로 직장 생활의 여러면을 단순화 할 수 있지만, 처음으로 Project를 사용하는 대부분의 사람들은 데이터를 입력하고 업데이트하는 데 소요되는 시간에 압도됩니다. 이러한 작업은 분명히 성 가실 수 있지만 프로젝트의 자동화 된 업데이트 및보고 기능을 습득 한 데 따른 보상은 모든 인력을 보완합니다.

가능하면 Outlook 또는 Excel에서 Project로 작업을 가져와 계획 단계에서 데이터 입력 속도를 높이십시오.

가능한 한 자주 추적하십시오 - 적어도 일주일에 한 번. 프로젝트 진행 상황을 추적하지 않는 경향이 있다면 속담이있는 8 개의 공 뒤로 감을 수 있습니다.이 전략은 추적 데이터 산에 들어가는 것을 막을뿐만 아니라 언제든지 팀의 상태를 볼 수 있습니다. 그렇게하면 재난에 신속하게 접근하여 예방 조치를 취할 수 있습니다.

대의원, 대의원, 대의원

프로젝트에서 모든 것을 스스로하려는 시도는 피하십시오. 혼자서 프로젝트 파일을 만들고 유지 관리하는 것이 결과에 대해 더 많은 제어권을 제공하는 것처럼 보일 수 있지만, 더 큰 프로젝트에서 솔로를 유인하는 것은 거의 불가능합니다 (풀 타임 일 수도 있습니다). 물론 수십 명의 사람들이 계획을 변경하도록 허용 할 수 없습니다. 누가 언제 무엇을했는지 추적 할 수 없기 때문입니다. 그러나이 간단한 몇 가지 실습을 따르면 프로젝트 파이의 몇 손가락을 해로운 것으로부터 도움이되는 것으로 변환 할 수 있습니다.

한 명을 지정하여 모든 데이터를 처리하십시오.

이 사람의 임무는 모든 추적 데이터를 마스터 파일에 입력하는 것입니다. 프로젝트를 몇 개의 하위 프로젝트로 나누고 신뢰할 수있는 사람들을 하위 프로젝트의 관리자로 지정하십시오.
자신의 추적 및 조정을 처리하게하고이 프로젝트를 마스터 프로젝트로 모으고 전반적인 상태를 모니터링 할 수있게하십시오. 전방 팀을위한 균일 한 절차를 정한다.
한 팀원이 사무실 간 메모 용지에 시간을보고하고, 다른 팀원은 전자 메일로 진행 상황을 보내지 않으며, 다른 사람들은 시간표에 시간을 기록합니다. 프로젝트 기능을 사용하여 일관성있게 의사 소통하는 전략을 수립하십시오. 진행률을 25 %, 50 %, 75 % 및 100 %와 같이 높은 수준에서 추적 할 수 있습니다.

문서화

대부분의 사람들은 프로젝트 관리 경고 "귀하의 가정을 감추십시오."라는 말을 들었고 프로젝트는 쉽게 할 수 있도록 도와줍니다. 이 기능을 사용하여 프로젝트의 세부 사항을 문서화하십시오:

메모 영역:

작업 정보와 리소스 모두에 사용하여 배경 정보, 변경 사항 또는 특수한 문제를 기록하십시오. 보고서:
모든 관련 정보를 통합하고 추세 및 변경 사항을 문서화하도록 사용자를 사용자 정의합니다. 시각적 보고서:
이 새로운 기능을 사용하여 시각적으로 이해 관계가있는 이해 관계자를위한 프로젝트 상태 그림을 그립니다. 특히 이후 버전에서 기준을 변경하는 경우 프로젝트의 여러 버전을 저장하십시오. 이 방법을 사용하면 문제가 발생할 때 참조 할 계획 인 프로젝트의 모든 단계에 대한 기록이 있습니다.

팀을 계속 유지하십시오.

커뮤니케이션 채널을 열어 두는 다음 방법을 따르십시오.

Outlook 또는 다른 이메일 프로그램과 통합되는 프로젝트 기능을 사용하십시오.

프로젝트 파일 또는 다른 유형의 통신을 보낼 때 사용합니다. 커뮤니케이션 관리 계획을 업데이트하십시오.
정보,시기 및 빈도를 필요로하는 문서. 정기적으로 직접 또는 전화로 또는 회의 소프트웨어를 통해 팀 구성원과 함께 진행 상황을 검토합니다.
모든 팀 구성원이이 회의 중에 참조 할 프로젝트 일정의 최신 버전을 갖고 있는지 확인하십시오. 보고서에 작업 분류 체계 (WBS) 코드를 표시합니다.
그러면 큰 프로젝트의 특정 작업을 혼동없이 쉽게 참조 할 수 있습니다. 성공 측정

프로젝트를 시작할 때 성공을 구성하는 요소가 무엇인지 파악해야하며 성공을 측정하는 방법을 알아야합니다. 당신은이 말을 들었습니다: "당신은 제 시간에, 예산에 맞춰, 또는 올바르게 완료 할 수 있습니다. 두 가지를 선택하십시오. "성공에는

고객 만족도

경영 만족도
회의 예산 제약
제 시간에 맞춰
성공을 측정하는 방법을 결정하려면 다음 질문을하십시오. > 예산 책정의 성공은 원래 견적을 10 % 이상 초과하지 않는다는 것을 의미합니까?

프로젝트를 진행할 때 예상되는 주 수에서 2 개월 동안 노동 조합 파업 보류 상태를 뺀 시간을 계산하거나 특정 기한을 지키기보다 총 근무 시간이 덜 중요합니까?

고객 만족도는 어떻게 측정 할 것입니까?
성공적인 제품 출시에는 출시 이후 높은 판매 수치가 포함 되었습니까? 아니면 단순히 출품했을 때 성공 했습니까?
성공의 각 유형의 성과를 반영한 이정표를 프로젝트에 배치합니다. 당신이 하나에 도달하면, 당신은 뒤에서 팀을 가볍게 두드릴 수 있습니다. 성공이 어떻게되는지 알면 팀이 거기에 도착하도록 동기를 부여하는 데 도움이됩니다.
유연한 전략 유지

도중에 놀라움을위한 조정을 필요로하지 않은 프로젝트는 없었습니다. 훌륭한 프로젝트 매니저는 이러한 변화에주의를 기울이고 조정을 신속하게 처리 할 수 있도록합니다.

나쁜 소식을 수용하기위한 조정은 쉽지 않습니다. 실제로, 나쁜 소식을 전하는 것은 정말로 어려울 수 있습니다. 그러나 프로젝트의 문제를 피하고 그것이 단순히 사라질 것을 희망하는 것은 더 나쁜 문제로 눈덩이처럼 휘몰아 치는 불쾌한 습관을 가지고 있습니다. 다음 도구를 사용하면 변경 사항에주의하고 조정할 수 있습니다.

작업 윤곽 옵션을 사용하면 작업의 윤곽을 프런트로드, 백로드로 변경하거나 작업.

작업 검사기를 사용하여 작업을 주도하고있는 것을 확인하십시오. 자원 추가, 작업 종속성 관계 수정 및 예약 사용과 같은 옵션을 찾을 수 있습니다.

중요한 경로 형식을 설정하여 프로젝트의 중요 경로를 확인하고 남아있는 여유분을 추적합니다. 태스크를 조정하여 여유분을 효율적으로 사용하면 위기 상황에서 일정을 유지할 수 있습니다.
실수로 배우기
프로젝트에서 제공하는 하나의 큰 선물은 실수를 통해 배울 수 있도록 프로젝트를 완료 한 후에 되돌아 볼 수있는 기능입니다. 원래 일정과 그 이후의 모든 버전을 검토하여 시간과 비용을 얼마나 잘 예측했는지 확인한 다음 더 나은 방법을 찾아 낼 수 있습니다.