QuickBooks 2012 데이터 파일을 응축하는 방법 - 더미

QuickBooks 2012 Condense 명령은 QuickBooks 데이터 파일의 보관 복사본이라고하는 영구 복사본을 만듭니다. 회사 파일의 보관 사본은 특정 시점에 존재하는 회사 파일의 스냅 샷에 해당합니다.

누군가 나중에 회계사 나 연방 또는 주 감사인과 같은 질문이있는 경우 데이터 파일의 보관 사본을 사용하여 회사 파일이 특정 시점에 어떻게 보 였는지 보여줄 수 있습니다

보관에 관한 모든 것을 이해하면 매우 간단합니다. QuickBooks 회사 파일을 압축하려면 다음과 같이하십시오.

파일 → 유틸리티 → 데이터 압축 명령을 선택하십시오.

QuickBooks는 아래 그림과 같이 첫 번째 응축 데이터 대화 상자를 표시합니다.
특정 날짜 전에 거래 라디오 버튼을 선택합니다.

이 옵션은 QuickBooks에 다음 두 가지 작업을 수행하도록 지시합니다. QuickBooks 데이터 파일의 보관 용 복사본을 만들고 크지 않은 크기로 작업 회사 파일의 크기를 줄입니다. QuickBooks는 트랜잭션을 제거하기 위해 3 단계에서 선택한 경우 오래된 닫힌 트랜잭션을 제거하여 회사 데이터 파일의 작업 버전 크기를 줄입니다.
이전에 거래 제거를 지정하십시오.

마감 된 거래를 제거하기 전에 날짜를 지정하려면 제공된 날짜 상자에 날짜를 입력하십시오. 예를 들어, 2009 년 12 월 31 일 또는 그 이전에 거래를 제거하여 파일을 압축하려면 날짜 상자에 12/31/2009 를 입력하십시오. 그러나, 닫힌 거래를 제거하는 것에 대해 강박 할 필요는 없습니다. QuickBooks 회사 파일이 너무 커질 경우에만 닫힌 트랜잭션을 제거합니다. QuickBooks 회사 파일로 25, 50 또는 심지어 100MB (메가 바이트) 크기의 파일로 쉽게 작업 할 수 있습니다.

QuickBooks에서 제거 할 트랜잭션을 지정하면 다음을 클릭하십시오. QuickBooks는 다음 그림과 같이 두 번째 Condense Data 대화 상자를 표시합니다.

QuickBooks가 제거 할 트랜잭션을 요약하는 방법 및 지정합니다.
두 번째 데이터 저장 대화 상자를 사용하여 제거 할 트랜잭션을 QuickBooks가 요약하는 방법을 나타냅니다. 하나의 분개 항목 또는 월간 분개 항목을 사용하여 QuickBooks에서 거래를 요약하게 할 수 있습니다. 선택 항목은 적절한 옵션 버튼을 클릭하여 선택합니다.

또는 요약 생성 안 함 옵션 단추를 선택하여 QuickBooks에서 제거하는 트랜잭션을 대체하기 위해 요약 분개 항목을 만들지 않도록 할 수 있습니다.완료되면 다음을 클릭하십시오. QuickBooks는 재고 트랜잭션을 압축하는 방법을 묻는 세 번째 Condense Data 대화 상자 (표시되지 않음)를 표시합니다.

인벤토리 트랜잭션을 압축하는 방법을 지정하십시오.
QuickBooks 파일에 재고 트랜잭션이 포함되어있는 경우 QuickBooks는 오래된 재고 트랜잭션을 제거 할 것을 권장합니다. QuickBooks에 세 번째 Condense Data 대화 상자가 표시되면 QuickBooks에 인벤토리 제거 옵션 버튼을 선택하여이 작업 만 수행하도록 할 수 있습니다. 다음을 클릭하여 닫힌 것으로 간주되는 트랜잭션을 묻는 네 번째 Condense Data 대화 상자 (표시되지 않음)로 계속합니다.

폐쇄 된 것으로 간주되어야하는 트랜잭션을 지정하십시오.
다음을 클릭하여 인벤토리 트랜잭션에 대해 묻는 Condense Data 대화 상자를 지나갈 때 QuickBooks는 제거해야하는 "닫힌"트랜잭션 또는 "예전"트랜잭션을 정확하게 구성하는지에 대한 약간의 정보를 묻습니다.

삭제 날짜 이전의 거래가 삭제되지 않았거나, 인쇄 대상으로 표시되거나, 보내지는 것으로 플래그 지정 된 경우에도 제거할지 여부를 나타내는 확인란을 선택합니다. 그런 다음 Next를 클릭하여 다섯 번째 Condense Data 대화 상자로 이동하십시오.

발생할 목록 정리를 지정하십시오.
4 번째 Condense Data 대화 상자를 사용하여 QuickBooks에 목록 중 일부를 정리해야한다고 말하십시오. 데이터 저장 대화 상자에서 확인란을 선택할 수 있습니다. 사용하지 않는 목록 항목을 제거하여 목록을 정리하면 회사 파일의 크기를 줄일 수있을뿐 아니라 사람들이 목록에서 더 쉽게 작업 할 수 있습니다.

다음을 클릭하십시오.
QuickBooks는 다음 그림과 같이 응축 데이터 대화 상자의 다섯 번째 페이지를 표시합니다.

응축 및 보관 작업을 확인하십시오.
QuickBooks가 회사 파일을 보관하고 압축하는 방법을 설명하면 QuickBooks에서 다섯 번째 Condense Data 대화 상자를 표시합니다. 이 대화 상자는 데이터 파일을 보관하고 압축하는 결정을 확인하도록 요청합니다. 이 대화 상자를 사용하여 데이터를 보관하고 압축하려는 사실을 확인하십시오.

응축 시작을 클릭하십시오.
QuickBooks는 데이터 파일을 압축하는 프로세스를 시작합니다.

메시지가 나타나면 데이터 파일을 백업하십시오.
압축 과정의 초기에 QuickBooks는 QuickBooks 회사 파일을 백업하라는 메시지를 표시합니다. 압축 작업의 일부로 QuickBooks 회사 파일을 백업하는 것은 다른 시간에 QuickBooks 회사 파일을 백업하는 것과 동일하게 작동합니다.

QuickBooks 회사 파일을 백업하면 QuickBooks는 회사 파일의 보관 파일 복사본을 저장 한 다음 지침에 따라 회사 파일의 작동 버전을 정리합니다. 이전 단계에서 설명한 것처럼 다시 정리하는 데 몇 분 정도 걸릴 수도 있고 파일이 매우 큰 경우에는 몇 시간이 걸릴 수도 있습니다.