Outlook 2016에서 메일 구성 - 더미

메일 함이 부풀어 오릅니다. 모든 사람들이 시간이 지남에 따라 그것을 얻습니다. Outlook 2016 Inbox는 삭제하거나 파일을 남겨놓지 않은 메시지를 채우고 수천 개의 메시지가 있음을 알기도 전에 데이터 파일의 공간을 차지하고 새로운 자료를 쉽게 찾아 볼 수 없도록합니다. 저 방해물을 없애기위한 몇 가지 아이디어가 있습니다.

대화 정리

대화는 여러 개의 앞뒤로 읽는 메시지로 구성된 전자 메일 교환입니다. 대부분의 사람들은 답장을 사용하여 이전의 모든 텍스트를 삭제하지 않고 대화를 계속하기 때문에 기본적으로 서로의 콘텐츠 중 일부인 많은 메시지로 끝납니다. Conversation Clean Up 기능은 적어도 하나 이상의 다른 메시지에 완전히 포함 된 메시지를 삭제하면서이를 찾아냅니다.

특정 메시지에서이 기능을 사용하려면 홈 → 정리 → 대화 정리를 선택합니다. 메시지를 먼저 선택하십시오. 전체 폴더를 정리하려면 홈 → 정리 → 폴더 정리를 선택하십시오. 또는 모든 메일 폴더에 대해 수행하려면받은 편지함을 선택한 다음 홈 → 정리 → 폴더 및 하위 폴더 정리를 선택하십시오.

오래된 메시지 보관

특정 날짜보다 오래된 것과 같은 특정 속성이있는 메시지를 보관하도록 Outlook을 설정할 수 있습니다. 메시지를 보관하면 아카이브라는 별개의 데이터 파일로 이동합니다. pst. 기본 Outlook 파일을 지우면 Outlook이 더 빨리 시작될 수 있습니다. 아카이브 데이터 파일을 참조 할 필요가있는 경우 언제든지 아카이브 데이터 파일을 열 수 있습니다.

메시지를 보관하려면 파일 → 정보 → 편지함 정리 → 보관을 선택하십시오. 보관 대화 상자에서 환경 설정을 설정하고 확인을 클릭하십시오.

나중에 아카이브 데이터 파일을 열어 무언가를 검색하려면 파일 → 열기 및 내보내기 → Outlook 데이터 파일 열기를 선택하십시오. 아카이브 파일을 찾아 선택한 다음 확인을 클릭하십시오. 이제 보관 파일이 왼쪽의 탐색 창에 나타납니다. 당신은 당신이 당신의 메인 파일과 마찬가지로 거기에서 작업 할 수 있습니다.

더욱 철저하게 정리하려면 파일 → 정보 → 편지함 정리 → 편지함 정리를 선택하십시오. Mailbox Cleanup 대화 상자에서 자동으로 보관할 매개 변수를 지정할 수 있습니다. 예를 들어 특정 일 수보다 오래되었거나 특정 킬로바이트보다 큰 항목을 찾을 수 있습니다.

메일 폴더 만들기

메일을 정리하는 효과적인 방법 중 하나는받은 편지함에 대한 하위 폴더를 만드는 것입니다. 그런 다음 메시지를 하위 폴더 중 하나로 이동하여 기본받은 편지함에서 가져올 수 있습니다. 예를 들어, 자원 봉사하는 조직마다 하위 폴더를 만들거나 메시지를 보내는 가족 구성원별로 하위 폴더를 만들 수 있습니다.

새 폴더를 만들려면 탐색 창에서받은 편지함 폴더를 마우스 오른쪽 단추로 클릭하고 새 폴더를 선택합니다. 새 폴더 이름을 입력하고 Enter를 누르십시오. 그런 다음받은 편지함의 메시지를 탐색 창의 새 폴더 이름으로 끌어다 놓습니다.

메일 처리 규칙 만들기

메일 폴더를 여러 개 가지는 것은 좋지만 메시지를 해당 폴더에 끌어다 놓는 것을 기억해야합니다. 다행스럽게도 메일 처리 규칙을 작성하여 프로세스를 자동화 할 수 있습니다. 규칙은 보낸 사람의 전자 메일 주소를 평가하고 예를 들어 특정 사람이 보낸 메시지 인 경우 하위 폴더로 메시지를 리디렉션 할 수 있습니다.

메일 처리 규칙을 만들려면 원하는 기준에 맞는 메시지를 선택하십시오. 그런 다음 홈 → 규칙 → 규칙 작성을 선택하십시오. 그런 다음 대상으로 지정할 메시지를 설명하는 대화 상자를 채 웁니다. 예를 들어, 주제가 포함 된 대상 또는 대상을 지정할 수 있습니다. 추가 옵션을 보려면 고급 옵션을 클릭하십시오.

설정하려면 파일 → 공유 → 온라인 표시 → 온라인 표시를 선택하십시오. 링크가 나타납니다. 그 링크를 복사하여 텍스트 메시지, 이메일 또는 원하는 방법으로 관객에게 보내십시오. 그들이 그것을 얻을 때까지 기다린 다음 나타나는 대화 상자에서 프레젠테이션 시작 버튼을 클릭하여 쇼를 시작하십시오.