유적을 Outlook 2003의 보관으로 이관 - 인형

처리 할 수있는 것보다 많은 전자 메일 메시지를 축적하는 데 오랜 시간이 걸리지 않습니다. 어떤 사람들은 메시지를 읽을 때 메시지를 삭제합니다. 다른 사람들은 참조 목적으로 오래된 메시지를 유지합니다.

문제는 많은 전자 메일 메시지를 저장할 때 Outlook 속도가 느려집니다. 게다가 거대한 메시지 모음은 관리하기 까다 롭습니다. 또한 회사 전자 메일 시스템을 사용하는 경우 시스템 관리자가 시스템을 막히게하므로 일정량 이상의 전자 메일을 저장할 수 없습니다.

보관 기능은 Outlook에 내장 된 기능으로 지금은 볼 필요가없는 메시지 및 기타 Outlook 항목을 저장할 수 있지만 앞으로도 참조 할 수 있습니다. 직장에서 Exchange 네트워크에서 Outlook을 사용하는 경우 보관을 사용하면 전자 메일 시스템에 저장하는 메시지 수를 줄임으로써 시스템 관리자와 쉽게 소통 할 수 있습니다.

지금 보관 기능을 사용하지 않으려는 경우에도 어떻게 작동하는지 이해하고 싶을 수 있습니다. Outlook은 때로는 항목을 자동으로 보관하므로 Outlook 항목이 사라지는 것처럼 보일 수 있습니다.

자동 보관 기능이 무서운 것처럼 보이면 걱정하지 않으셔도됩니다. Microsoft는 보관 기능을 쉽게 해독 할 수 없었을 수 있습니다. 그러나 당신이 그것에 매달릴 때 AutoArchiving은 당신에게 가치가 될 수 있습니다.

전자 메일 메시지는 사람이 가장 자주 보관하는 메시지이지만 모든 Outlook 항목은 약속, 작업, 모든 것으로 아카이브로 보낼 수 있습니다. 사람들은 대개 연락처와 메모를 보관하지 않지만 필요할 경우 보관할 수도 있습니다.

자동 보관 설정

Outlook에서 항목을 보관하도록 설정하지 않아도됩니다. 이 프로그램은 항목을 자동으로 보관하도록 설정됩니다. Outlook에서 이전 항목을 보관하도록 설정하는 방법을 보거나 Outlook에서 작업을 수행하는 방식을 변경하려면 다음 단계를 따르십시오.

1. 도구 -> 옵션을 선택하십시오.

옵션 대화 상자가 나타납니다. 2. 기타 탭을 클릭하십시오.

기타 옵션 페이지가 나타납니다. 3. 자동 보관 단추를 클릭하십시오.

자동 보관 대화 상자가 나타납니다.

자동 보관 대화 상자를 통해 침입하지 마십시오. 무엇이 이미 설정되어 있는지 살펴볼 때까지 아무런 소홀하지 않습니다.

Outlook에서 항목을 보관하는 빈도

Outlook에서 보존 할 항목의 보관 기간

• 보관 파일의 이름과 위치 파일
• 자동 보관 기능의 설정 여부
• Outlook을 처음 설치하면 프로그램은 자동 보관 대화 상자에 나열된 보관 파일로 6 개월이 넘은 항목을 보내는 14 일마다 항목을 자동으로 보관합니다.대부분의 사람들에게, 그 설정은 괜찮습니다. 어떤 사람들은 자동 보관 기능을 끄고 보관 프로세스를 수동으로 실행하는 것을 선호합니다. 자동 보관 대화 상자의 맨 위에있는 "14 일마다 자동 보관 실행"확인란을 클릭하여 자동 보관 프로세스를 해제 할 수 있습니다.
• 아카이브 프로세스 수동 활성화

Outlook 메뉴에서 파일 -> 아카이브를 선택하고 프롬프트를 따라 원하는 언제든지 메시지를 보관할 수 있습니다. 아카이브 프로세스를 수동으로 실행하면 프로세스를 약간 더 잘 제어 할 수 있다는 장점이 있습니다. Outlook에서 항목 보관을위한 마감일을 지정할 수 있습니다 (첫 해를 말함). 보관할 폴더와 보관 된 항목을 보낼 위치를 Outlook에 알릴 수도 있습니다. 다른 Outlook 폴더를 다른 보관 파일에 보관할 수도 있습니다. 이 모든 컨트롤의 단점은 무고한 실수를 저 지르며 보관 된 항목을 쉽게 찾을 수없는 곳으로 보낼 수 있다는 것입니다. 저장 항목이 전송되는 파일의 이름이나 위치를 변경하지 마십시오. Outlook은 어디로 갔는지 추적하기가 놀랍게 쉽기 때문에 Outlook은 보관 된 파일을 추적하는 데 많은 도움을주지 못합니다.

보관 된 항목 찾기 및보기

때때로 자동 보관은 마술처럼 보일 수 있습니다. 이전 항목은 신중하게 귀하의 부분에 아무런 조치없이 멀리 제출됩니다. 그렇게 쉬운가요? 물론 - 당신이 갑자기 아카이브에 마술처럼 움직이는 아이템 중 하나 인

를 찾아야합니다. 그렇다면 그것이 어디로 갔는지 그리고 어떻게 다시 얻는 지 파악해야합니다.

보관 한 항목을 다시 살펴 보려면 보관 폴더를 열고 Outlook에서도 데이터 파일을 참조하십시오. 보관 항목이 포함 된 데이터 파일을 열려면 다음 단계를 따르십시오.

1. 파일 -> 열기 -> Outlook 데이터 파일을 선택하십시오. Outlook 데이터 파일 열기 대화 상자가 나타납니다. 2. 파일 이름 상자에 열려는 파일의 이름을 입력하십시오.

입력 한 이름이 파일 이름 상자에 나타납니다. 3. 확인을 클릭하십시오.

열어 본 데이터 파일의 이름이 폴더 배너에 큰 글자로 나타납니다. 폴더 목록도 나타납니다. 두 세트의 폴더 (보통 및 보관)가 표시됩니다.

충분히 간단합니다. 그렇습니다. 그러나 가상 연고에 가상 비행이 있습니다. 열려고하는 보관 파일의 이름을 알지 못하고 대개 Outlook 데이터 파일 만들기 또는 열기 대화 상자의 목록에 나타나지 않습니다.

열려있는 아카이브 파일의 이름을 찾으려면 파일 -> 아카이브를 선택하고 "아카이브 파일"상자를보십시오. "보관 파일 상자에 정보에 대한 내용을 변경하지 않도록주의하십시오. 그렇지 않으면 Outlook에서 다른 곳에 보관 된 항목을 보내기 시작할 수 있습니다. 아카이브 파일 상자의 정보는 일반적으로 콜론과 슬래시 및 일반 사람들이 기억할 수없는 모든 종류의 복잡한 gobbleygook입니다.

대화 상자에서 긴 이름을 캡처하는 한 가지 방법은 정보를 복사하는 것입니다. 빨리 감기의 모습은 다음과 같습니다. 이름을 한 번 클릭하고 Tab을 누른 다음 Shift + Tab을 누르고 Ctrl + C를 누른 다음 취소를 클릭하십시오.파일 이름을 복사 한 후에는 Ctrl + V를 눌러 파일 이름 상자에 원하는 이름을 붙여 넣고 길고 미친 파일 이름을 기억할 필요가 없다는 것에 기뻐하면서이 기사 앞부분의 단계를 수행 할 수 있습니다.

보관 파일 닫기

Outlook 폴더 목록에서 원하는 보관 파일을 열어 둘 수 있지만 대부분의 사람들은 필요한 항목을 찾은 후 닫는 것을 선호합니다. 불필요한 데이터 파일을 닫을 때 Outlook이 조금 더 빠르게 실행됩니다.

데이터 파일을 닫으려면 다음 단계를 수행하십시오.

1. 폴더 목록을 연 상태에서 보관 폴더 이름을 마우스 오른쪽 단추로 클릭하십시오.

바로 가기 메뉴가 나타납니다. 2. 바로 가기 메뉴에서 폴더 닫기를 선택하십시오.

보관 폴더가 폴더 목록에서 사라집니다.

Outlook에서 폴더의 이름이 지정되는 방식은 이상합니다. "개인 폴더"가 폴더 목록에 여러 번 나타날 수 있습니다. Outlook을 최대한 빨리 실행하려면 가능한 한 많이 닫으십시오. 기본 폴더 세트 (매일 사용하는 세트)가 닫히지 않으므로 매일 사용하는 폴더를 닫을 필요가 없습니다.