기술을 사용하여 중소기업 기록을 관리하는 10 가지 핵심 - 인형

소기업 주인들은 약속을 잡거나, 서신을 작성하거나, 사업 활동을 기록하는 등의 기록을 관리하는 기술을 채택했습니다, 급여 처리, 재고 추적 등. 기업은 "종이없는"기술을 사용하지 않고 조직화 된 기술을 사용함으로써 얻을 수있는 이점을 인식하고 있습니다. 여전히 종이를 사용하는 경우에는 다음과 같은 10 개의 키를 사용하여 종이에 전자 파일을 붙여 넣을 수 있습니다.

Outlook을 사용하여 약속, 작업 및 프로젝트를 추적하십시오.

어디를 가든 종이 달력이 유용하지만 소프트웨어 프로그램에서 캘린더 기능을 사용해 보았습니까? 전산화 된 캘린더를 사용하면 약속을 한 번 입력하여 매일, 매주, 격주 또는 매월 반복하도록 설정할 수 있으며, 자동 일정 - 종이 캘린더에서 할 수없는 작업을 설정할 수 있습니다. 또 다른 보너스가 있습니다. Outlook과 같은 소프트웨어를 사용하면 모든 직원이 캘린더를 공유 할 수 있습니다.

명함 스캔 및 정보를 Outlook 연락처 목록으로 전송

전화 번호 또는 전자 메일 주소를 찾기 위해 Rolodex 또는 엄청난 수의 명함을 샅샅이 뒤져야하는 것에 지쳐 있습니까? ? 글쎄, 당신은 당신이 직면하는이 악몽의 어떤 버전에서 물러 설 수 있습니다. 방법? Outlook의 연락처 목록으로 카드의 정보를 변환하는 소프트웨어가 포함 된 스캐너를 통해 각 명함을 실행하십시오. 그런 다음 찾기 작업으로 찾는 정보를 찾을 수 있습니다.

문서를 Adobe로 변환하십시오. pdf 파일

MS Word에는 파일 저장 옵션이 있습니다. pdfs. 과정은 고통스럽지 않습니다. 열린 Word 문서를 사용하여 FileSave AsSave를 유형으로 선택하고 맨 오른쪽의 드롭 다운 화살표를 클릭하십시오. 목록을 아래로 스크롤하고 PDF를 강조 표시 한 다음 저장을 클릭합니다 (상자 하단의 취소 옆에 있음).

pdfs의 큰 장점은 무엇입니까? 파일을 읽을 수있는 올바른 버전의 소프트웨어가 있는지 더 이상 걱정할 필요가 없습니다. Adobe Reader가있는 컴퓨터라면 누구든지 열 수 있습니다. pdf 파일

또한 편지, 청구서, 광고 (스캐너에 맞는 모든 문서)를 스캔하여 pdfs로 저장할 수 있습니다. 스캐너를로 설정했는지 확인하십시오. pdf 파일 형식을 선택하십시오.

자주 사용되는 문서의 마스터 생성

기본적으로 동일한 문자를 사소하지만 변경하여 자주 사용하는 경우 컴퓨터에 마스터 파일을 보관하십시오.그런 다음 문서가 필요할 때 마스터 문서를 열고 변경 한 다음 문서를 인쇄하십시오. 마스터가 변경되지 않도록 파일을 다른 파일 이름으로 저장하십시오.

회계 소프트웨어를 사용하여 송장 및 구매 주문서 작성

더 이상 송장이나 구매 주문서로 가득 찬 서류 캐비닛을 엄지 할 필요가 없습니다. QuickBooks 또는 Sage 50과 같은 회계 소프트웨어를 사용하여 해당 문서를 만듭니다. 문서를 인쇄하여 고객에게 보내야 할 수도 있지만 실제 파일은 공간을 차지하는 파일 캐비닛에 머물러 있지 않지만 인보이스를 찾는 컴퓨터에서는 몇 번의 키 입력 만하면됩니다.

시간표, 프로젝트 청구서 및 급여 처리 자동화

펀치 인을 교체하고 시간 기록표를 전자 계시 및 급여 처리로 대체 할 수 있습니다. 시간을 절약하고 오류를 피할 수 있다고 생각하십시오. 한 고용주는 회사가 타임 카드 소프트웨어를 사용하여 급여 처리를 6 시간에서 45 분으로 단축했다고 말합니다. 이제 그것은 중요한 위업입니다.

귀하의 비즈니스에 신뢰성이 문제가된다면 작업 시간 시작 및 종료시 각 직원이 스캐너에 손가락을 대고 있어야하는 소프트웨어 프로그램을 구입할 수 있습니다! 이 핑거 프린팅은 공상 과학 영화처럼 들리는가요?

전자적으로 재고 추적

중소기업이 재고가있는 경우 기술을 사용하는 것이 유일한 방법입니다. OCR (Optical Character Recognition) 소프트웨어를 사용하면 컴퓨터로 모든 정보를 추적하므로 정확한 재고 기록을 유지하고 주문을보다 신속하게 처리하며 주문을 원활하게 배송하고 정확하게 청구 할 수 있습니다. 컴퓨터 화면의 레이블과 숫자를 사용하여 모든 프로세스를 관리 할 수 있습니다.

스프레드 시트 또는 데이터베이스의 자산에 대한 구매 및 제품 세부 사항 기록

장비 또는 기타 자산을 구입할 때 스프레드 시트 또는 데이터베이스에 구매 및 제품 세부 사항을 기록하십시오. 모든 정보를 손쉽게 얻을 수 있으므로 공급 업체에게 문제를 문의하거나 재무 제표를 위해 자산을 빠르게 집계하거나 은행의 자산 정보 요청에 응답 할 수 있습니다.

세금 시간을 케익으로 만드십시오.

컴퓨터에 기록이 전부 또는 대부분있는 경우 하드 카피 문서에서 컴퓨터로 데이터를 전송하는 것보다 세금을 준비하는 것이 훨씬 쉽고 정확합니다.

회계 소프트웨어 프로그램의 모든 인보이스 또는 구매 주문서를 사용하면 보고서를 실행할 수 있습니다. -이 소프트웨어는 연간 인보이스 또는 구매 주문서를 제공합니다. 이는 급여, 재고 및 자산에도 적용됩니다. 필요한 경우 컴퓨터에 체계적으로 저장된 내용을 검색 할 수 있습니다.