차례:
비디오: Manual & Tutorial of Lotus Notes Client 6 5 1 Training 2024
새 모임을 만들려면 먼저 일정을 열고 작업 표시 줄에서 모임 예약 단추를 클릭합니다. 빈 모임 양식이 나타납니다. 그림 1에서 샘플 회의 양식을 볼 수 있습니다.
그림 1: 새 회의 만들기.
모임 양식의 필드 대부분은 약속 양식의 필드와 동일합니다. 주제, 기간 및 위치와 같은 기본 사항을 작성해야합니다. 다음으로 이동하여 초대 할 사람을 결정합니다.
초대 자 초청
가장 간단한 경우, 회의에 올 사람들의 이름을 입력하기 만하면됩니다. 새로운 회의 양식의 초대받은 사람 섹션 (왼쪽 하단)과 날짜, 시간 및 위치 섹션의 필드를 채우십시오. 그림 1에서 볼 수 있듯이 Required, Optional 및 FYI의 세 가지 유형의 사용자를 초대 할 수 있습니다.
- 필수: 이 필드에 이름을 기재 한 사람은 누구나 Notes에서 회의의 필수 참가자로 간주됩니다. Notes가 스케줄러를 사용하여 회의에 가장 적합한 시간을 찾도록 요청할 때 특히 중요합니다.
필수, 선택 사항 및 FYI 입력란 오른쪽에있는 작은 전화 번호부처럼 보이는 버튼을 클릭하여 공용 디렉토리에서 이름을 선택하십시오.
새로운 모임 초대장을 만드는 가장 간단한 방법은 다음과 같습니다.
1. 제목 필드에 제목을 입력하십시오. 2. When 필드에서 회의 시작 및 종료 날짜와 시간을 선택합니다. 3. 위치 필드에서 위치를 설정하십시오. 4. 초대 대상 필드에 초대 할 사람의 이름을 입력하십시오.5. 작업 표시 줄에서 초대장 저장 및 보내기 버튼을 클릭하십시오.
초대받은 모든 초대받은 사람이받은 편지함에 모임에 참석하라는 메시지를받습니다. 이 접근 방식의 유일한 문제점은 비록 직접적인 것은 아니지만 전형적으로 사용자와 손님 사이에서 전자 메일 메시지를 번갈아 가며 시작한다는 것입니다. 너는 알다시피, "나는 9시 30 분에 그것을 만들 수 없다. "다양성. 특정 모임에 초대 한 사람들의 수에 따라 초대장을 보낸 후 실제로 "예, 할 수 있습니다"또는 "아니요, 나는 대답 할 수 없다.
이 딜레마를 쉽게 치울 수 있습니다. 위에 나열된 간단한 프로세스를 사용하는 대신 Notes 스케줄러에게 먼저 각 초대받은 사람의 일정을 검토하여 모든 사람이 사용할 수있는 공통 시간을 찾으십시오. 이 정보로 무장 한 사용자는 회의 시간을 편리하게 설정할 수 있습니다. 초대장은 이미 무료로 제공되는 날짜와 시간 (ㅎ, ㅎ)이 미리로드되어있는 손님의받은 편지함에 도착합니다. 대부분의 일정 충돌을 사전에 피할 수 있기 때문에 모든 참석자가 계속 거절 될 수 있습니다.하지만 그 일이 발생할 가능성은 매우 낮습니다.
스케줄러 사용
필수 및 선택 회의 참가자가 언제 사용할 수 있는지에 따라 Notes가 최적의 회의 시간을 제안하도록하려면 아직 저장 및 보내기 초대 버튼을 클릭하지 마십시오. 대신 회의 양식을 작성한 다음 미팅 양식의 스케줄러 섹션 (하단)에서 찾을 수있는 초대장, 회의실 및 자원 사용 가능 버튼을 클릭하십시오. (그림 1 참조) <그림 9>는 스케줄러가 열린 샘플 초대장을 보여줍니다.
그림 2:
스케줄러를 사용하여 손님이 언제 만날 수 있는지 알아보십시오.
스케줄러를 사용하여 Notes가 회의 시간을 찾도록하려면 최상의 시간 또는 일정 세부 사항별로 다음 두 가지 방법으로 볼 수 있습니다. 먼저보기 라디오 단추 (Show (보기) 아래, 왼쪽)를 선택하여 해당보기를 보호하십시오. 이보기는 초대하는 모든 사람들이 사용할 수있는 시간 제안을 한눈에 볼 수 있기 때문에 아마도 가장 쉽게 사용할 수 있습니다.
Notes에서 제안하는 시간 중 하나를 사용하려면 선택한 날짜의 권장 시간 드롭 다운 목록에서 모든 사용자가 편리한 시간을 선택한 다음 그 시간 아래의 선택한 시간 사용 버튼을 클릭하기 만하면됩니다. 그러면 Notes는 모임 초대장의 시간을 조정합니다. 이 목록의 항목을 클릭하면 미팅 양식 맨 위에있는 섹션의 필드가 그에 따라 변경되는 것을 볼 수 있습니다.
작은 달 달력 (양식의 오른쪽 하단)에있는 날짜 중 하나를 클릭하여 다른 날을 검사하고 그 날에 친구가 언제 이용할 수 있는지 확인할 수 있습니다.
선택한 날짜의 제안 시간 목록 제목 옆에있는 작은 화살표를 확인하십시오. 이 화살표를 클릭하면 더 많은 일정 가용성 선택 항목을 표시 할 수 있습니다.표시되는 드롭 다운 목록에서 특정 요일, 주 또는 월 동안 호환되는 자유 시간을 검색하도록 선택할 수 있습니다. 초대하는 사람이 선택한 원래 날짜에 사용 가능한 것이없는 경우 특히 유용합니다.
모든
초대받은 사람에게 적합한 시간을 찾는 데 어려움이있는 경우 필요한 모든 수강 가능 여부 확인 옵션을 클릭 한 다음 이어지는 드롭 다운 목록을 사용하여 소규모 그룹의 시간을 선택하십시오. 사람들. 이 옵션은 20 명이 넘는 큰 수의 회의를 예약하려는 경우에 유용합니다. 초대받은 사람을 사용할 수있는 시간을 찾는 또 다른 시각적 방법은 일정 세부 정보로 보는 것입니다. 표시 제목 아래에있는 세부 사항 단일 선택 단추를 선택하여 각 게스트를 사용할 수있는 시간을 보여주는 표를보십시오. 그림 3에서 이와 같은보기를 볼 수 있습니다.이 스케줄링 테이블의 한 가지 장점은 2 주 동안 1 인당 자유 시간 가용성을 볼 수 있다는 것입니다.
그림 3:
자유 시간을 찾기 위해 개별 일정 세부 사항을 봅니다.
모든 사람들이 사용할 수있는 시간을 찾을 때까지 크고 투명한 수직 막대를 드래그하십시오. (이 경우 녹색으로 변합니다.) 테이블에있는 흰색 블록은 열리고 사용 가능한 시간을 나타내고 색칠 된 블록은 주어진 참가자가 다른 방식으로 점유 된 시간을 나타냅니다. 모든 초대장을 사용할 수없는 경우 세로 막대가 빨간색으로 변하어 전체 분신이 참석할 수 없음을 알립니다. (화면 하단에있는 키는 각 색상이 나타내는 상태를 알려줍니다.)
모든 방법으로 어떤 방법을 선택하든 모두를 만날 수있는 경우, 작업의 초대 저장 및 보내기 버튼을 클릭해야합니다 완료되면 바.
