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비즈니스 연락처 데이터베이스는 항상 변경되지만 Outlook 2003은 주문 유지를 도울 수 있습니다. 고객 이건 공급 업체 이건, 사람들이 가고, 가고, 전화 번호가 바뀌고, 사람들이 승진을합니다. 연락처 목록을 최신 상태로 유지하면 위치 파악시 집중적 인 문제가됩니다. 종종이 목록은 청구 시스템, 구매 부서 및 각 영업 사원의 다양한 아카이브 (Rolodex, Pocket PC 컴퓨터 및 최상위 서랍에서 잊어 버린 명함)로 나뉘어져 있습니다. 업데이트 된 데이터베이스가 없으면 고객과 잘 커뮤니케이션 할 수 없습니다.
이 문제에 대한 해결책은 다음과 같습니다.
- 연락처 목록을 고객 및 공급 업체 데이터베이스로 사용하십시오. 혼자 일할 때 정보를 받으면 업데이트하십시오.
- 한 사람의 연락처 목록을 회사 목록으로 사용하십시오. 회사 규칙으로 만드십시오. 모든 사람이 얻는 모든 새로운 업데이트 (예: 명함, 새로운 정보가 포함 된 전화 또는 전자 메일)는 데이터베이스 업데이트를 위해 한 명의 중앙 사용자에게 전달됩니다.
- Exchange 서버에 공용 목록을 만들고 목록 키퍼로 지정할 사람을 선택하십시오. Office Professional 및 Small Business 버전의 Outlook에 무료 추가 기능인 Business Contact Manager 버전 2.0을 사용할 수 있습니다. 비즈니스 연락처와 계정을 다른 회사와 하나의 목록으로 공유 할 수 있습니다.
주소 변경 사항을 업데이트하고 새 연락처 정보를 즉시 추가해야합니다. 첫 번째 옵션은 혼자 일할 때 좋습니다. 두 번째 옵션은 사용할 수있는 Exchange 서버가 없거나 근무처 연락처 관리자 버전 2를 사용하지 않는 경우 작동합니다. 연락처 목록은 언제 어디서나 팀 전체에서 사용할 수 있기 때문에 가장 좋은 옵션은 세 번째입니다. Outlook Web Access. 새 연락처를 연락처 목록에 입력하고 저장 한 다음 다음과 같이 vCard로 연락처 목록 키퍼에 보냅니다.
1. 저장된 연락처를 엽니 다. 2. vCard로 동작, 전달을 선택하십시오.
vCard가 첨부 된 새 전자 메일이 열립니다. 3. 연락처 목록 키퍼에게 보냅니다.
연락처 목록 보관자는 전자 메일을 수신하고 vCard를 전자 메일에서 연락처 목록으로 간단히 끌어다 놓을 수 있습니다.
이 방법으로 연락처를 추가하면 연락처가 작성된 날짜가 자동으로 기록되고 (필드 이름이 작성 됨) 마지막 수정 일이 유지됩니다 (수정 된 필드 사용). 이 정보를 추적하려는 경우 생성 및 수정 필드를 포함하도록 연락처보기를 사용자 정의 할 수 있습니다.
내부 판매 시스템, 영업 사원 또는 경영진과 같은 여러 출처에서 연락 정보를받을 가능성이 큽니다. 연락처를 생성 한 사람과 연락처를 연결하면 쉽게 추적 할 수 있습니다.
범주를 사용하여이 정보를 추적 할 수 있습니다:
1. 각 영업 팀 구성원에 대해 새 범주를 만듭니다. 2. 목록에 새 연락처를 삽입하십시오. 3. 연락처를 연 상태에서 Categories 버튼을 클릭하십시오.
Categories 대화 상자가 나타납니다. 4. 보낸 사람 이름 범주를 선택하고 연락처를 저장하십시오.
연락처가 소스와 연결되어 있습니다.
