10 개의 프로젝트 관리 함정 및이를 피하는 방법 - 프로젝트 관리를위한 더미

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프로젝트 관리는 어렵습니다. 범위, 자원, 기대치, 일정 및 예산은 항상 변화하고 있습니다. Microsoft Project는 프로젝트 구성, 계획 및 추적 기능을 제공하지만 프로젝트 관리의 모든 함정을 예방하는 데 도움이되지 않습니다. 다음은 가장 일반적인 함정 10 개와이를 피하는 방법에 대한 팁입니다.

너무 작게 시작하십시오.

새 프로젝트에서 오른발을 시작하려면 큰 그림을 반사하고 자세하게 체계적으로 작업하십시오. 프로젝트를 완료하기 위해 필요한 세부 작업을 시작하기 전에 프로젝트의 목적, 목표 및 전략적 중요성을 이해해야합니다.

다음 질문을 통해 시작하십시오: 프로젝트가 인도 물로 조직되어야합니까? 단계별로? 지리학? 기술 유형별? 이러한 각 방법으로 프로젝트를 구성 할 때의 함의를 생각해보십시오. 프로젝트 구성 방법을 결정한 후 WBS (Work Breakdown Structure)를 시작할 수 있습니다. 단계별로 구성하기로 결정하면 프로젝트의 각 단계가 WBS의 최상위 수준에 반영됩니다. 인도 물이 프로젝트를 구성하는 더 좋은 방법이라고 결정하면, 이것이 최상위 수준입니다. 최상위 레벨이 설정되면 최상위 레벨을보다 세부적인 작업 패키지로 분해하고 작업 패키지에서 작업으로 분해 할 수 있습니다.

가정을 커버하지 못했습니다.

가정없이 프로젝트를 계획 할 수 없습니다. 가정을 세우는 것은 문제가되지 않지만, 다른 사람들이 당신의 가정을 아는 것 또는 심지어 공유한다고 믿는 것은 문제입니다. 새 프로젝트를 시작할 때마다 Excel 스프레드 시트 나 Word 테이블로 가정 로그를 만듭니다. 가정을 문서화하고 유효성 확인을위한 기한을 지정하고 주석 필드를 추가하십시오. 매우 간단하지만 모든 사람이 동일한 가정하에 운영되도록합니다.

가정이 영향을받는 작업의 메모 섹션에 가정을 붙여 넣습니다.

프로젝트를 유일한 VIP로 취급하십시오. (매우 중요한 프로젝트)

귀하의 프로젝트는 귀하에게 중요합니다. 사실, 그것은 당신의 일에서 가장 중요한 부분 일 것입니다. 그러나 다른 사람들에게는 그다지 중요하지 않을 수 있습니다. 진행중인 프로젝트가 많은 조직에서 일하면 자신의 우선 순위가 가장 높지는 않습니다. 프로젝트에서 리소스를 가져와 다른 리소스를 도우려면 일정으로 돌아가서 계획을 수정하여 작업을 완료하십시오.기준선을 수정하거나 새 기준점을 만들어야 할 수도 있습니다.

가용성이 기술이라고 생각합니다.

프로젝트의 내부에서 작업하면서 자원 가용성을 완료해야하는 작업과 균형을 맞추려고 할 때 가장 쉬운 전략은 할당되지 않은 첫 번째 또는 할당되지 않은 작업을 찾고, 자원을 할당하고 그 사람을 작업에 할당하십시오. 문제는 할당되지 않은 리소스가 작업을 수행 할 기술이 없을 수 있다는 것입니다. 예를 들어 IT 부서의 직원 위치는 데이터베이스를 구축하거나 시스템을 설계 할 수 있다는 것을 보장하지 못하거나 암시하지는 않습니다. 작업을 완료하는 데 필요한 기술을 식별하고 사용 가능한 리소스의 기술 세트를 식별합니다. 엔트리 레벨, 중간 레벨 및 전문가와 같은 스킬

레벨 , 를 식별해야 할 수도 있습니다. 무한한 지식의 신화를 구독하십시오.

모든 작업에서 노력하고 지속되는 시간을 계산하지 않으면 단일 리소스에 너무 많은 작업을 할당 할 위험이 있습니다. 대부분의 경우, 자원은 전임 프로젝트에만 전념하지 않습니다. 많은 자원이

매트릭스 조직에서 작동합니다. 여러 프로젝트에서 작업하거나 프로젝트 작업을 수행합니다. 프로젝트에 소요되는 시간을 결정하지 않고 그에 따라 프로젝트의 수준을 결정하지 않으면 리소스가 100 % 헌신적 인 것이 아니거나 프로젝트를 할당했기 때문에 프로젝트가 지연 될 때 불쾌한 놀라움을 겪을 수 있습니다.

비현실적인 견적에 의존하십시오.

프로젝트 관리자는 정확한 비용 및 예상 소요 시간을 제공하기 위해 팀원에게 의존합니다. 결국 모든 분야에서 주제 전문가가 될 수 없습니다. 그러나 개발 일정과 예산에 대한 책임이 있기 때문에 견적을 작성한 방법을 이해하고 적절한 견적 방법을 검증해야합니다. 섹션에는 추정과 관련된 변수를 추적하는 데 도움이되는 예상치를 개발하는 데 사용 된 가정과 추정치의 기초를 문서화합니다.

머피의 법칙을 준비하는 것을 잊어 버림

프로젝트 매니저는 할 수있는 태도를 취한다. 그러나 문제를 해결하고 결과를 제공하는 사업에 종사한다는 것은 프로젝트에 대해 맹목적으로 낙관적 인 태도를 취할 수 있음을 의미하지 않습니다. 시간과 예산을 제공하는 것은 부분적으로 일정과 예산 모두에 대비하여 예비비를 설정하는 것에 달려 있습니다. 본질적으로 위험한 개별 작업에 대한 예비를 설정하고 전체 프로젝트 예비를 설정할 수 있습니다. 더 단순한 프로젝트의 경우, 10 %의 예비비만으로 충분합니다. 최첨단 기술의 경우, 50 % 이상의 예비가 필요할 수 있습니다.

광기에 굴복

과제를 완수하는 데있어 제 1의 장애물은 의심의 여지없이 회의입니다. 한 회의에서 다음 회의로 바쁘게 움직이는 일을 기억하고 하루가 끝나기 만하면 자신의 작업을 완료하지 못한 것을 알 수 있습니다. 당신은 아마 그들 모두에게 참석할 필요가 없었을 것입니다 - 또는 그들이 적어도 더 효과적으로 운영 되었다면 그들은 절반의 시간 내에 결론을 내릴 수있었습니다.

회의 광기를 그만 둡니다! 필요한 경우에만 회의를 주간 회의로 조율 할 수 있습니다. 2 주마다 팀 회의를 개최하거나 개별 팀 구성원과 1 대 1로 회의를 진행하여 실험하십시오.

의제의 특정 주제가 이해 관계자의 의견을 필요로하는 경우 그 사람에게 회의의 해당 부분 만 참석하도록 초대 한 다음 직장 복귀를 면제합니다.

단지 모델 일뿐입니다.

Project를 사용하여 효과적인 일정을 만드는 방법을 알고 나면 일정을 실수로 오해하지 마십시오. 이 일정은 당시의 정보를 바탕으로 현실의 단순한

모델

입니다. 정보, 가정, 견적 및 자원은 모든 변화, 위험 및 문제가 항상 존재하며, 물론 프로젝트의 범위가 변경됩니다. 따라서 프로젝트를 기준으로하자마자 구식 일 것입니다. 물론 모델을 최신 정보로 업데이트하는 것이 가장 좋지만 이벤트 일정을 예약했다고해서 반드시 발생하는 것은 아닙니다. 기적에 의지 함

프로젝트에 입력하는 자원과 정보를 고려하여 마감 시간을 지킬 수 없다면 그 기한을 지키지 못할 것입니다. 사실 Project는 공격적인 배달 날짜에 내재 된 문제를 전달하는 데 도움을 줄 수 있습니다. 이해 관계자에게 일정을 표시하고 작업 완료 속도를 결정하는 데 도움을 요청할 수 있습니다. 어떤 경우에는 이해 관계자가보다 빨리 끝낼 수있는 관련 정보를 제공 할 수 있습니다. 그러나 다른 경우에는 프로젝트가 특정 날짜까지 완료되기를 원하지만 마감일을 지키는 합리적인 방법은 없습니다.