SharePoint 2016의 버전 관리 설정 - 더미

SharePoint 2016의 버전 설정 영역에는 모든 응용 프로그램에서 가장 인기있는 설정이 포함되어 있습니다. 버전 관리 설정은 대부분의 문서 관리 또는 콘텐츠 관리 선택 항목을 포함합니다. 따라서 새로운 문서 / 컨텐트 관리 요구 사항은 승인, 버전 관리, 및 체크 아웃입니다. 잠에서 말할 수 있습니다. 기본적으로 승인, 버전 관리 또는 체크 아웃 요구 사항 설정은 팀 사이트에서 사용하지 않습니다.

버전 관리가 기본적으로 해제되어있는 이유는 데이터베이스에서 많은 공간을 차지하기 때문입니다. 새 버전이 만들어 질 때마다 데이터베이스가 커집니다. 그러나 버전 관리는 모든 실제 작업에서 중요하므로 사용자가 설정하는 것이 좋습니다.

사이트를 구성 할 때이 옵션을 사용하려면 게시 사이트를 대신 사용해보십시오.

이 옵션을 선택하기 전에 팀의 비즈니스 프로세스를 알고 있는지 확인하십시오. 문서가 SharePoint 프로세스 외부에서 철저한 검사 및 승인을 받으면 승인 설정을 필요로하거나 필요 없게 될 수 있습니다. 문서가 이미지 인 경우 버전이 중요하지 않고 이전 버전으로 되돌릴 필요가없는 경우 버전 관리를 적용하거나 원치 않을 수 있습니다.

여러 문서 라이브러리 앱 사용을 고려하고 필요에 따라 다양한 설정을 적용하십시오. 예를 들어 라이브러리 앱에 100 개의 문서가 있고 그 중 5 개에서만 실제로 버전 관리 및 승인이 필요한 경우 추가 구성을 사용하여 라이브러리 앱에 배치 할 수 있습니다.

버전 관리는 SharePoint 문서 관리에서 가장 오해 된 기능 중 하나입니다. 필요한 경우 문서의 이전 버전으로 되돌릴 수 있기 때문에 버전 관리는 유용한 보호 메커니즘입니다. SharePoint의 버전 은 편집하는 동안 서로 다른 간격으로 같은 문서의 사본입니다.

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사용자가 문서의 버전을 빠르게 볼 수 있도록보기에 버전 열을 추가 할 수 있습니다. 그렇지 않으면 사용자가 Employee Handbook v1과 같이 문서의 이름이나 제목에 버전 정보를 추가합니다. 0, Employee Handbook v2. 0, 또는이 하나, Client_Proposal_Final_v3. 0_FINAL_KW-edited_RW-reviewed_FINAL-DO-NOT-REVISE_02-06-2017_ROSEMARIE-SIGNED-OFF-FINAL_FINAL.

버전 설정을 적용하거나 수정하려면 다음 단계를 따르십시오.

1. 라이브러리 설정 또는 목록 설정 페이지에서 버전 관리 설정 링크를 누릅니다.

   버전 관리 설정 페이지의 섹션에는 콘텐츠 승인, 문서 버전 기록, 임시 항목 보안 및 체크 아웃 필요 (라이브러리 앱만 해당)가 포함됩니다.

2. 다음으로 제출 된 항목에 대해 콘텐츠 승인을 요구할지 여부를 선택해야합니다. 단계 1에서 액세스 한 버전 설정 페이지에서 예 또는 아니오 라디오 단추를 선택하여이 항목을 선택하십시오.

   제출 된 항목에 대한 콘텐츠 승인 필요에 대한 대답에서 예를 선택한 경우? 항목 승인 권한을 가진 개인은 항상 초안 항목을 볼 수 있습니다.

   아직 승인되지 않은 항목 (초안 버전을 의미 함)은 사이트 회원이나 방문자에게 표시되지 않습니다. 초안 항목 보안 섹션에서 초안을 볼 사람을 지정할 수 있습니다.

3. 문서 버전 내역 섹션에서 버전 없음, 주요 버전 작성, 주요 버전 및 부 버전 (초안) 버전 사용 여부 (선택 사항)를 입력하여 유지할 버전 수 지정 여부를 나타내는 라디오 버튼을 선택합니다.

   목록 또는 라이브러리 앱의 기본값은 버전 없음입니다. 주 버전 (1. 0, 2. 0, 3.0 등) 또는 주 버전과 부 버전 (1. 0, 1. 2., 1. 3, 2. 0 등)을 선택할 수 있습니다.. 마지막 두 옵션 중 하나를 선택하면 최대 10,000까지의 숫자를 입력하여 각 유형의 버전 수에 대한 제한을 지정할 수 있습니다.

4. 초안 항목 보안 라디오 버튼을 선택하여 초안 항목을 볼 수있는 사용자를 선택하십시오 초안 항목 보안 섹션.

   소규모 (초안) 버전을 허용하거나 문서 또는 목록 항목에 대한 콘텐츠 승인이 필요한 경우가 아니면이 섹션은 사용할 수 없습니다. 항목을 읽을 수있는 모든 사용자, 항목을 편집 할 수있는 사용자 또는 승인 할 수있는 사용자 (및 작성자) 만 초안 항목을 볼 수있는 세 가지 옵션이 있습니다.

5. 예 또는 아니요 라디오 버튼을 선택하여 문서를 편집하는 사용자에게 체크 아웃해야하는지 여부를 결정합니다.

   때로는 체크 아웃을 요구하는 번거 로움이 있지만 다른 사용자가 중간 수정시 문서를 보지 못하도록하거나 동시에 여러 사용자가 편집하도록하는 또 다른 안전 메커니즘입니다 (마지막 저장 성공).

   Checked Out To 열을보기에 추가하여 사용자가 항목을 체크 아웃 한 사람을 빠르게 볼 수 있도록하십시오.

6. 확인 또는 취소를 클릭하십시오.

확인을 클릭하면 버전 관리 설정이 적용됩니다. 가서 시도해보십시오!

라이브러리 앱에서 문서를 볼 때 줄임표를 클릭하면 문맥 메뉴가 표시됩니다. 이 메뉴를 사용하면 문서 편집기에서 문서를 체크 인 / 체크인하고, 승인하고, 워크 플로를 설정하는 등의 작업을 수행 할 수 있습니다. 메뉴가 문맥 적이므로 승인이 라이브러리 나 목록에 설정되어 있지 않으면 예를 들어 승인이 메뉴에 나타나지 않습니다. 문서가 체크 아웃 된 경우 체크 아웃 취소 옵션이 나타납니다.

문서의 컨텍스트 메뉴.

대부분의 경우 팀 구성원은 목록 앱을 사용하여 브라우저를 사용하여 사이트로 이동합니다. 그러나 팀이 문서와 상호 작용하는 방식에 대해 생각해보십시오. 브라우저를 사용하여 앱을 탐색 할 수도 있지만 북마크에서 링크하거나 Word, Excel 또는 PowerPoint와 같은 수정 애플리케이션에서 직접 문서를 열 수도 있습니다. 현재 Office 버전은 SharePoint 라이브러리 응용 프로그램 설정을 지원하고 상호 작용하지만 사용자는 이러한 명령을 어디에서 찾을 수 있는지 알 수 없습니다.

잠시 시간을 내셔서 팀의 설정 및 옵션을 검토하여 좌절하지 마십시오. 이러한 문서 관리 옵션에 대한 교육은 특히 구성원이 많거나 참여자가 많은 팀의 경우 SharePoint 공동 작업 성공에있어 가장 중요한 권장 사항 중 하나입니다.